Op 23 oktober bracht de jury een bezoek aan de Rechtbank Rotterdam. Dit was het laatste werkbezoek van de verkiezing Beste Overheidsorganisatie van het Jaar 2024. Tijdens deze dag kreeg de jury een unieke inkijk in de innovatieve werkwijze van de Rechtbank Rotterdam en in hun directe en betrokken aanpak. Hieronder volgt een verslag van de belangrijkste indrukken van de dag.
Programma van de dag
- 9:30 Inloop (kennismaking met verschillende medewerkers)
- 10:00 Introductie en welkom
- 10:30 Presentaties over verschillende onderwerpen
- Curatele mentorschap
- Digitalisering
- Telefoondienst
- Controlling
- Mental check-ups
- Zittingszaal
– 13:00 Lunch en afsluiting (Huis van de Wijk “De Hillevliet”)
Introductie door Voorzitter Julia Mendlik
De dag begon met een kennismaking met medewerkers van verschillende afdelingen in de Rechtbank Rotterdam, gevolgd door een introductie door de voorzitter van de rechtbank, Julia Mendlik. Zij legde uit wat Rechtbank Rotterdam onderscheidt binnen de rechtspraak: De nadruk op toegankelijkheid en duidelijkheid voor rechtzoekenden. In Rotterdam krijgen mensen de kans om hun verhaal te vertellen, wat essentieel is voor een eerlijk oordeel. De rechtbank werkt actief aan het vergroten van regie over procedures, waarbij ook de balans tussen werk en privé van medewerkers centraal staat.
Innovaties
Tijdens het bezoek werden verschillende innovaties van de rechtbank uitgelicht:
- Procesafspraken: Rotterdam was de eerste rechtbank die begon met duidelijke procesafspraken om de doorlooptijd van zaken te verkorten.
- Toekomstgerichte Meervoudige Kamer: Een innovatieve aanpak voor complexe zaken, gericht op snelheid en efficiëntie.
- Klare Taal: De rechtbank werkt aan een concept voor duidelijkere strafvonnissen, wat mogelijk een landelijke standaard zal worden.
- Wijk rechtspraak: Laagdrempelige zittingen in de wijk, zoals in het Huis van de Wijk “De Hillevliet”, om recht toegankelijker te maken voor inwoners.
- Schulden functionaris: Gericht op hulp aan mensen met problematische schulden.
- Digitalisering: Rechtbank Rotterdam loopt voorop in digitalisering, met volledig gedigitaliseerde dossiers en efficiënte werkprocessen.
Curatele en Mentorschap
De rondleiding door de Rechtbank begon met een bezoek bij de afdeling Curatele en Mentorschap, een van de zeven administratieve afdelingen bij de rechtbank.
Op deze afdeling kwamen diverse sociale vraagstukken aan bod. De medewerkers spelen een cruciale rol in het ondersteunen van mensen die zelf niet hun financiën of persoonlijke zaken kunnen regelen, bijvoorbeeld door lichamelijke of geestelijke beperkingen of bij problematische schulden. Er werd benadrukt dat de Rotterdamse rechtbank jaarlijks duizenden zaken behandelt en dat ongeveer tien procent van alle mensen onder bewind in Nederland binnen hun rechtsgebied vallen.
Digitalisering
De rechtbank Rotterdam heeft een sterke focus op digitalisering. Ze zijn een voorloper in het digitaal werken, waarbij dossiers niet langer fysiek zijn, maar volledig digitaal worden beheerd. Dit zorgt voor efficiëntere werkprocessen en betere zoekmogelijkheden. De rechtbank is trots op deze vooruitgang, waarbij ze nauw samenwerken met andere rechtbanken om processen te stroomlijnen.
Telefoondienst en Financiën
Het continu bereikbaar zijn is een prioriteit voor Rechtbank Rotterdam, en de telefoondienst speelt daarin een centrale rol. Daarnaast werd het financiële beleid toegelicht, die de voortrekkersrol van Rotterdam op dit gebied benadrukte. Rotterdam hanteert een strategische visie waarbij bewuste keuzes worden gemaakt om intern kosten te besparen. Gegevens worden verzameld en voor reportages gebruikt om medewerkers zo efficiënt mogelijk te kunnen inzetten en zo veel zaken als mogelijk te kunnen bewerken. Verder worden benchmarks gebruikt om een vergelijking met andere rechtbanken mogelijk te maken en om gesprekken over mogelijke verbeteringen tussen de rechtbanken te faciliteren.
Mental Check-Ups
Verder kreeg de jury een toelichting over het welzijnsbeleid binnen de rechtbank. Medewerkers, onder wie rechters, worden regelmatig uitgenodigd voor een gesprek met een psycholoog. Dit helpt hen omgaan met de soms zware mentale belasting van hun werk. Rotterdam is hierin proactief en streeft ernaar taboes rondom mentale gezondheid te doorbreken. Het bespreekbaar maken van gevoelens en ervaringen draagt bij aan een gezonde werkomgeving.
Zittingszaal
De jury werd door een bode geleid naar een zittingszaal. Daar maakte de jury kennis met twee rechters en een griffier, die over hun werk en de ermee geassocieerde uitdagingen vertelden. Een van de rechters vertelde aan de juryleden dat de rechtbank in het geval van kleine criminelen altijd probeert gevangenisstraffen te voorkomen, omdat de medewerkers van de rechtbank de overtuiging delen dat kortdurende gevangenisstraffen tot meer maatschappelijke schade leiden dan dat ze ze voorkomen. Om de werkwijze tijdens een verhandeling te demonstreren werd jurylid Peter Verlaan als verdachte in de beklaagdenbank gezet. In 2018 won Waterschap Aa en Maas namelijk de titel “Beste Overheidsorganisatie van het Jaar” en niet de Rechtbank Rotterdam, die toen ook tot de finalisten behoorde. Omdat Peter Verlaan secretaris-directeur van deze organisatie is, moest hij zich voor deze “misdaad” verantwoorden.
Netwerklunch bij het Huis van de Wijk ‘De Hillevliet’ en Afsluiting
Na het bezoek van de rechtbank fietsten de juryleden naar het Huis van de Wijk, “De Hillevliet”. Het Huis van de Wijk is een locatie waar bewoners van Rotterdam naartoe kunnen komen voor problemen op het gebied van schulden, huisvesting, familierelaties, leerplicht, zorgverzekering of als zij een strafzaak hebben. Hier kunnen ze terecht voor snelle en toepasselijke wijk rechtspraak. Door de informele aanpak in het Huis van de Wijk ligt de drempel voor bewoners lager om langs te komen. Tijdens een netwerklunch waren er mogelijkheden voor de jury om met verschillende afdelingen en medewerkers te spreken.
