Op 16 oktober bracht de jury een bezoek aan Justis in het kader van de verkiezing Beste Overheidsorganisatie van het Jaar 2024. Het doel van het werkbezoek was om een helder beeld te krijgen van de activiteiten en werkwijze van Justis. Hieronder volgt een verslag van de dag met de belangrijkste punten en indrukken.
Programma van de dag
- 9:30 Inloop
- 10:00 Introductie
- 10.30 Bezoek van de verschillende afdelingen:
- Control, Kwaliteit en Auditing
- Verlening en Toetsing
- Human Resources
- Callcenter
- Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur
- Toezicht, Rechtspersonen, Analyse, Controle en Kennisgeving
- 13:00 Lunch en afsluiting
Introductie
De dag begon met een hartelijk welkom door directrice Iep Visser. Ze gaf een introductie over de kernactiviteiten van Justis, de screeningsautoriteit die zich inzet voor kennisdeling en integriteitsbewaking. Het doel van screenen bij Justis is om burgers en bedrijven te scannen en zo de samenleving veiliger te maken. Ze benadrukte dat Justis hierin een unieke rol speelt, omdat geen enkele andere organisatie zich specifiek op dit gebied richt. Voor het programma werd de jury in twee groepen verdeeld, die hetzelfde programma doorliepen, maar in een andere volgorde.
Afdeling Control, Kwaliteit en Auditing (CKA)
Deze afdeling houdt zich bezig met de maandelijkse rapportages en beheert de inkoop binnen Justis. Daarnaast zorgt ze ervoor dat alle processen bijgewerkt blijven, en beheert ze de informatiehuishouding, zoals het archiveren van documenten. Het cluster Audit richt zich op het verbeteren van de organisatie door interne en externe audits uit te voeren. Hierbij wordt jaarlijks getoetst of de processen goed functioneren en gekeken waar verbeteringen mogelijk zijn.
Afdeling Verlening en Toetsing (V&T)
Afdeling V&T handelt een breed scala aan diensten af zoals Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG), wapenvergunningen, gratieverzoeken, particuliere beveiliging, naamswijzigingen en recherche activiteiten. Deze afdeling speelt een cruciale rol in het beoordelen of aanvragers voldoen aan de wettelijke vereisten. Tijdens dit onderdeel werd ook een casus besproken, waardoor de jury een duidelijk beeld kreeg over de complexe opdrachten van deze afdeling.
Afdeling Human Resources
Justis heeft het doel voor zichzelf gesteld om een toekomstbestendige organisatie te zijn. Medewerkers worden gestimuleerd om toekomstgericht te denken, met aandacht voor inclusie en diversiteit. Justis gebruikt een strategische personeelsplanning en de Justis-kompas. De Justis-kompas heeft elke zes weken een nieuw thema, waarover de medewerkers samen in discussie gaan. Het actuele thema is ‘verbinden’. Daarom ligt de huidige aandacht op het verbinden van verschillende departementen om samenwerking te stimuleren. Ook de jury ging samen in discussie over de belangrijke elementen van een succesvolle samenwerking.
Callcenter
Het werkbezoek gaf de jury een unieke blik achter de schermen van het callcenter. Justis verwerkt wekelijks ongeveer 3000 telefoontjes en streeft ernaar om burgers zo goed mogelijk te helpen. Opvallend is dat Justis bewust geen gebruik maakt van chatbots. De organisatie hecht waarde aan een persoonlijke benadering en alle klachten worden binnen twee dagen afgehandeld. De juryleden kregen de kans om mee te luisteren met de medewerkers, waardoor ze een goed inzicht kregen in dewerkwijze van het callcenter.
Afdeling Wet Bevordering IntegriteitsBeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB)
De afdeling BIBOB beschermt de integriteit van de overheid door vergunningen te screenen, bijvoorbeeld in de horeca-sector, waar vergunningen vaak worden misbruikt voor witwaspraktijken. De medewerkers van BIBOB voeren grondige onderzoeken uit en adviseren hun opdrachtgevers over mogelijke risico’s. Daarnaast biedt Justis trainingen aan in screeningsmethodieken. Tijdens het werkbezoek werd een casus met de juryleden doorgesproken om het werk van BIBOB te demonstreren.
Afdeling Toezicht, Rechtspersonen, Analyse, Controle en Kennisgeving (TRACK)
De afdeling TRACK bestaat uit netwerkanalisten, die handelsregisters visualiseren om toezicht te houden op rechtspersonen. Hiervoor maken ze gebruik van geavanceerde screeningstechniek en stellen netwerktekeningen op. Deze aanpak zorgt ervoor dat Justis trends en patronen kan herkennen. Het werk van de TRACK afdeling heeft al vaker misdrijven opgespoord.
Netwerklunch en afsluiting
Justis had een uitgebreide netwerklunch georganiseerd, waarbij de juryleden de gelegenheid kregen om in een informele setting verder te praten met medewerkers van de verschillende afdelingen. De jury was onder de indruk dat de medewerkers zich sterk verbonden voelen met hun organisatie. Justis blijkt een diverse organisatie te zijn, met verschillende departementen die ondanks hun uiteenlopende taken geregeld samenwerken. Justis investeert bewust in een prettige werksfeer en zorgt ervoor dat iedereen, ondanks de verschillende werkzaamheden, deel uitmaakt van een groot team.
